Yeni Kurulan Şirketlerde Elektronik Ticari Defter Artık Zorunlu

Şirket kurmayı düşünen girişimcilerin bilmesi gereken bir değişiklik var: 1 Ocak 2026'dan itibaren tescil edilen her şirket, pay defterini ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini artık Elektronik Ticari Defter Sistemi — kısaca ETDS — üzerinden tutmak zorunda.

ETDS aslında yepyeni bir sistem değil; 1 Temmuz 2025'te devreye girmişti ve o tarihte faaliyette olan şirketler için bir geçiş süresi tanınmıştı. Bu geçiş süresi 1 Ocak 2026'da sona erdi. Yani bugün itibarıyla hem yeni kurulan hem de daha önceden var olan şirketler için ETDS kullanımı zorunlu durumda — sistem artık istisnasız herkesi kapsıyor.

Yeni kurulan bir şirket açısından bakıldığında pratik tarafı şöyle: ETDS'ye ayrı bir başvuru yapmaya gerek yok. Ticaret siciline tescil işlemiyle birlikte ilgili defterler otomatik olarak sistemde aktive oluyor, ekstra bir formalite gerekmiyor. Yönetim kurulu karar defteri ise hâlâ isteğe bağlı bırakılmış durumda — zorunlu tutulan sadece pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri.

Kağıt üzerinde bu bir kolaylaştırma gibi görünüyor — fiziksel defter tutma, noter tasdiki gibi eski usul süreçlerin yerini dijital bir sistem alıyor. Ama pratikte yeni bir teknik alışkanlık gerektiriyor: sisteme giriş, kullanıcı yetkilendirmesi, kayıtların doğru zamanda ve doğru formatta girilmesi gibi konularda deneyimsiz bir girişimci, özellikle şirketin ilk genel kurul toplantısı öncesinde beklenmedik bir sorunla karşılaşabiliyor. Genel kurul toplantı tutanağının ETDS'de zamanında ve eksiksiz işlenmemesi, ileride bir ortaklık anlaşmazlığı ya da denetim durumunda ispat sorunlarına yol açabilir.

Bizim gözlemimiz şu: girişimciler genellikle şirket kuruluşunun "kolay" kısımlarına (sicil tescili, vergi dairesi kaydı) odaklanıp, ETDS gibi kuruluş sonrası devam eden yükümlülükleri arka planda bırakıyor. Oysa bu defterlerin düzenli tutulması, hem yasal bir zorunluluk hem de şirketin kurumsal geçmişinin sağlıklı belgelenmesi açısından önemli — özellikle ileride bir yatırımcı arayışına girildiğinde ya da şirket satışı gündeme geldiğinde, bu kayıtların eksiksizliği doğrudan sorgulanan bir konu haline geliyor.

Yeni şirket kuran ya da kurmayı planlayan girişimcilere, kuruluş sürecinde ETDS'nin nasıl işlediğini önceden öğrenmelerini, özellikle ilk genel kurul öncesinde gerekli kayıtları zamanında tamamlamalarını öneriyoruz.

3D Global olarak şirket kuruluşu ve ticaret sicili danışmanlığında, ETDS sürecini de kapsayan uçtan uca destek sağlıyoruz.